Une définition précise des besoins est indispensable, car elle permet à la collectivité de procéder à une estimation fiable du montant du marché, estimation qui déterminera la procédure à suivre. L’importance d’une telle définition est précisée à l’article L. 2111-1 du code de la commande publique, selon lequel : « La nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le lancement de la consultation en prenant en compte des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale ». Bien que la définition des besoins soit une exigence juridique, elle reste soumise à des exigences financières, sociales et environnementales en ce qu’elle pousse à un achat effectué dans les meilleures conditions. L’article R. 2111-1 du code de la commande publique précise : « Afin de préparer la passation d’un marché, l’acheteur peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences. Les résultats des études et échanges préalables peuvent être utilisés par l’acheteur, à condition que leur utilisation n’ait pas pour effet de fausser la concurrence ou de méconnaître les principes mentionnés à l’article L. 3 ».